書類を、分野ごとに分ける
家の中の書類は、まず分野ごとの箱や封筒に分けましょう。大切な書類は、七つの分野に分けると探しやすくなります。分ける作業は、机の上を一か所に決めて行います。
残った書類は、更新の有無を確かめてから処分します。大切な書類は、湿気と直射日光を避けた場所へ保管してください。分けた結果は、一覧にして家族と共有しましょう。
分野の名前は、箱の外側に大きく貼り、中に入れた書類の一覧を一枚添えておくと迷いません。書類を分けたら、各分野の一覧を一枚ずつ作り、箱の蓋の内側に貼っておくと探す手間が減ります。
年金と保険の記録を、確認する
年金の通知書と保険の証券は、一年に一度は内容を確かめましょう。受け取れる額、支払う額、更新の時期を、同じ表にまとめます。保険は、保障の重複と不足を分けて考えます。
解約や変更の前に、失う保障を確認してください。更新の期限は、カレンダーへ先に書き込みます。知らない用語は、その場で窓口へ尋ねましょう。
保険の保障は、入院、通院、介護、死亡の四つに分けて並べると、重なりと不足が見つけやすくなります。年金の通知は、額だけでなく、支払いの回数と加算の有無も書き写しておくと後で助かります。年金の記録は、一年ごとに見返しましょう。
介護や医療の書類を、一か所にまとめる
介護や医療の書類は、いざという時にすぐ出せる場所へまとめましょう。お薬手帳、検査の控え、診察券、連絡先カードを、一つの袋に入れます。通院の記録は、日付と診療科が分かる形で残します。
代わりに病院へ行く家族に備え、必要な書類を先に確かめておきましょう。控えの束は、二か所に分けて保管します。更新のたびに、古い控えと入れ替えましょう。
医療の控えは、検査の結果と薬の記録を同じ袋に入れ、通院のたびに新しい分を足していきましょう。医療の記録は、かかりつけの窓口ごとに分け、連絡先と診察の曜日を添えておきましょう。
契約書を、更新の時期で並べる
住まいやサービスの契約書は、更新と満了の時期で並べ替えましょう。電気、ガス、水道、電話、保険、賃貸の契約を、一つの表に書き込みます。更新の一か月前に、通知の印を付けます。
解約の条件と違約金の有無も、この機会に確かめておきましょう。契約書の原本は、写しと分けて保管します。分からない条項は、家族と一緒に読みましょう。
契約の一覧には、解約の連絡先と手続きにかかる日数も書き添えておくと、急な時に助かります。更新の月は、誕生日と重ならないよう、年に二度の確認日に振り分けましょう。
手続きの順番を、紙に書く
手続きは、順番を紙に書いてから始めましょう。必要な書類、行く窓口、かかる日数の三つを並べます。一日に幾つもの窓口を回らず、一つの用事に絞りましょう。
予約が必要な窓口は、先に電話して確かめます。書類の不足で足止めされないよう、持ち物を前日にそろえます。手続きの記録には、担当者の名前と日付を書きましょう。
窓口へ持っていく物は、前日に鞄へ入れ、保険証や印鑑の有無を家族と一緒に確かめましょう。窓口へ行く日は、午前の早い時間を選び、待ち時間の長さに備えて飲み物を持参しましょう。窓口の場所は、地図で一度確かめておきましょう。
書類の保管場所を、家族と共有する
書類の保管場所は、家族の一人にだけ伝えず、二人に共有しておきましょう。索引を一枚作り、どこに何があるかを書きます。暗証番号や印鑑の場所は、索引には書きません。
保管場所を変えた時は、その日のうちに知らせます。年に一度、索引と実際の中身を見比べます。家族が急に来ても探せる状態にしておきましょう。
索引の控えは、本人の手元と、信頼できる人の手元に分け、更新の日を記録しておきます。索引の場所は、家族の二人に伝え、転居や家族構成の変化があればその都度直しましょう。
分からない手続きは、一人で抱えない
分からない手続きは、一人で抱えず、家族や窓口へ相談しましょう。相談する時は、聞きたいことを三つまでに絞ります。窓口の名前、電話番号、受付の時間帯を控えておきます。
担当者が代わったら、新しい名前を記録に書き足します。手続きの結果は、日付と一緒に残しましょう。相談することは、恥ずかしいことではありません。
教わった内容は、日付、相手、結論の三つを一行にまとめ、後から読み返せるようにしましょう。相談の記録には、次に必要な書類と、聞いた窓口の名前を添えておきましょう。控えの写しは、一か所にまとめて保管しましょう。
壬申の年柱を、出生地の記録から確かめる
1932年1月から2月はじめに生まれた人は、西暦だけで壬申と断定できません。年末の出生では、立春の正確な時刻を年の境に置く流派により、前年の辛未として扱われる場合があります。実家に残る届け出の写しや母子手帳から出生地と時刻を拾い、その土地で当時使われていた標準時、夏時間、時差の制度を当てはめて、立春の前後を見比べてください。手元の計器の時差を、そのまま過去へ重ねないこと。
壬申と確認できても年柱は一本にすぎず、完全な四柱には月柱、日柱、時柱と節気の計算が必要です。書類や暮らしの出来事は、この確認では予測できません。書類を整え、小さく試し、見直す三段階で進めてください。比べ終えた日付と資料の名前は、索引に書き添えましょう。
索引の余白には、照合に使った資料の名と、手続きの担当者の名前を書き添えておきましょう。見比べに使った資料は、索引の余白に名前と日付を書き、後で同じ手順をたどれるようにします。
